Zestaw Pytań i Odpowiedzi nt. Obsługi Dokumentu Elektronicznego

31.07.2006

BAZA PYTAŃ I ODPOWIEDZI

1.Jakiego rodzaju komputer jest potrzebny do rozliczania się przez Internet z urzędem podatkowym?

Deklaracje w postaci elektronicznej będzie można składać przy użyciu każdego komputera klasy PC lub Macintosh, który będzie wyposażony w przeglądarkę internetową (np. Internet Explorer 5.01 lub nowsza, Opera, Mozilla, FireFox) oraz będzie na nim zainstalowany zestaw do składania podpisu elektronicznego.

2.Czy aby móc składać deklaracje drogą elektroniczną będę musiał ponieść jakieś koszty?

Jeśli podatnik nie posiada jeszcze zestawu do bezpiecznego podpisu elektronicznego (czytnik, karta i certyfikat), będzie musiał go nabyć. Certyfikat kwalifikowany jest niezbędny, aby w bezpieczny i pewny sposób przesłać deklarację/dokument do urzędu skarbowego. Koszty zakupu takiego zestawu są podobne w skali Polski i wahają się w granicach 300–600 zł, w zależności od cennika usług kwalifikowanych centrów certyfikacji. Certyfikat ważny jest na okres jednego roku lub dwóch lat, po czym konieczne jest jego odnowienie, przy czym koszt odnowienia to ok. 100 zł. Certyfikaty kwalifikowane, pozwalające na podpisywanie dokumentów podatkowych mają znacznie szersze zastosowanie - mogą być także użyte do podpisywania faktur elektronicznych, udziału w aukcjach elektronicznych czy składania sprawozdań do GIIF.

3.Jaki rodzaj podpisu elektronicznego uprawnia do przesyłania deklaracji drogą elektroniczną?

Aby móc przesłać deklarację podatkową drogą elektroniczną należy posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu kategorii I, wydanego przez jedno z trzech kwalifikowanych polskich centrów certyfikacji. Są nimi:

1. Certum, www.certum.pl, 2. Sigillum, www.sigillum.pl, 3.Szafir, www.kir.pl.

4.Czy aby złożyć deklarację drogą elektroniczną muszę posiadać specjalne oprogramowanie?

Nie ma takiej konieczności, gdyż podatnikowi udostępniono kilka dróg składania deklaracji:

Bezpośrednio poprzez portal dla podatnika (adres: www.e-podatki.gov.pl) – gdzie deklaracja wypełniana jest on-line, a następnie podpisywana i przesyłana do urzędu– ta droga nie wymaga specjalnego oprogramowania, poza standardowymi przeglądarkami internetowymi.

Poprzez aplikację off-line, która będzie dostępna na stronach Ministerstwa Finansów i możliwa do pobrania za darmo przez każdego podatnika. Pozwala ona na podpisywanie i przesyłanie wcześniej przygotowanych deklaracji podatkowych.

Z wykorzystaniem aplikacji (modułów) dostarczonych przez producentów oprogramowania, które będą pozwalały na przesyłanie deklaracji podatkowych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe ze względu na publikację przez Ministerstwo Finansów otwartego standardu dokumentu podatkowego, jako odpowiedniego schematu XML. Pozwala to na dostosowanie przez producentów oprogramowania swoich aplikacji tak, by mogły obsługiwać proces składania deklaracji podatkowych.

5.W jaki sposób mogę przesłać deklarację drogą elektroniczną?

W celu przesłania deklaracji podatnik musi uzyskać połączenie z Internetem i skorzystać z jednego z trzech sposobów przesłania deklaracji podatkowych opisanych w odpowiedzi na pytanie 4.

6.Jak wygląda proces logowania się/rejestracji?

a)Aby otrzymać możliwość przesyłania deklaracji podatkowych elektronicznie, podatnik musi najpierw przesłać do US wypełnione zawiadomienie ZAW-E1 w wersji papierowej, zawierające informacje o podatniku/płatniku oraz wskazać osobę (osoby), upoważnione do składania deklaracji elektronicznych w imieniu podatnika. b)Osoba upoważniona musi przesłać drogą elektroniczną wypełnione zgłoszenie ZAW-E2, w którym potwierdza wolę składania deklaracji w imieniu podatnika. Osoba upoważniona musi posiadać kwalifikowany certyfikat elektroniczny kategorii I, gdyż tak ZAW-E2 jak i wszystkie kolejne przesyłane dokumenty elektroniczne będą musiały być opatrywane bezpiecznym podpisem.

c)Naczelnik US po zweryfikowaniu poprawności zgłoszeń wyda zaświadczenie, w którym potwierdzi możliwość składania dokumentów elektronicznych przez danego podatnika. W wypadku braku poprawności zgłoszenia, Naczelnik US wyda postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

d)Od momentu wystawienia zaświadczenia podatnik ma możliwość składania deklaracji elektronicznych podpisywanych przez osobę upoważnioną.

e)W przypadku upoważnienia kolejnych osób należy wykonać wszystkie kroki określone w punktach a-d.

7.W jakim terminie powinienem otrzymać potwierdzenie z US o przyjęciu deklaracji drogą elektroniczną?

Potwierdzenie o przyjęciu deklaracji przez system generowane jest w przeciągu kilkudziesięciu minut od momentu przesłania deklaracji i przesyłane na wskazany przez podatnika adres poczty elektronicznej. Okres ten związany jest z koniecznością weryfikacji poprawności przesłanej deklaracji. Jednocześnie już w momencie wysłania dokumentu elektronicznego, system wyświetli komunikat wskazujący na poprawność przesłania dokumentu. Brak takiego komunikatu oznacza, że wysłanie nie powiodło się i należy je powtórzyć.

Należy pamiętać, że system nie weryfikuje całkowitej poprawności i kompletności wypełnienia deklaracji. Taką weryfikację przeprowadza Urzędnik.

8.Co powinienem zrobić, jeśli nie otrzymałem potwierdzenia z US o przyjęciu deklaracji drogą elektroniczną?

Wówczas należy zalogować się na Portalu dla Podatnika, sprawdzić status przesłanego dokumentu i ewentualnie zamówić ponowne potwierdzenie. W wypadku braku informacji o przesłanym dokumencie należy wysłać dokument ponownie. System nie pozwoli na kilkakrotne przyjęcie tego samego dokumentu.

9.Jakie są terminy wdrażania kolejnych formularzy deklaracji?

System przygotowany jest do uruchomienia z dniem 16 sierpnia 2006 r. Kolejne daty będą wynikały z przyjętego przez MF harmonogramu wprowadzania nowych formatów deklaracji: 1 października, 1 grudnia 2006, 1 lutego i 1 kwietnia 2007, kiedy to będą udostępniane kolejne dokumenty podatkowe.

10.Czy mogę dokonywać poprawek po ostatecznym przesłaniu deklaracji do urzędu? Jeżeli nie, to jak mogę to zrobić?

Podobnie jak w przypadku składania deklaracji w tradycyjny sposób (papierowo), jedyną możliwością dokonania korekty do złożonej deklaracji jest wypełnienie i złożenie deklaracji korygującej, w formie elektronicznej bądź papierowej.

11.Jaką mam pewność, że moja deklaracja trafi do urzędu, a nie zostanie zagubiona gdzieś po drodze?

Tak, jak w przypadku składania dokumentu w formie papierowej, konieczne jest otrzymanie potwierdzenia. Sposób potwierdzania przyjęcia deklaracji elektronicznej opisany został w punkcie 7.

12.Czy nadal trzeba będzie wysyłać do US papierowe wersje deklaracji?

W przypadku dokumentów wysyłanych elektronicznie nie będzie trzeba wysyłać dodatkowo wersji papierowych tych dokumentów. Podatnik, który pozytywnie przejdzie proces rejestracji opisany w punkcie 6 będzie mógł wysyłać dokumenty w formie papierowej oraz elektronicznej. Ważne jest, by tego samego dokumentu nie wysyłać w obydwu formach.

13.Co powinienem zrobić, jeżeli zgubię (zostanie ukradziona bądź zniszczona) kartę do składania podpisu? Czy muszę poinformować urząd o braku możliwości wysłania deklaracji o czasie?

W takiej sytuacji należy niezwłocznie zgłosić ten fakt do centrum certyfikacji, które wydało certyfikat i kartę w celu unieważnienia certyfikatu. System weryfikuje ważność certyfikatu, nie pozwoli więc nikomu posłużyć się skutecznie takim certyfikatem. Ponadto dostęp do certyfikatu zabezpieczony jest numerem PIN. Nie trzeba informować urzędu o takiej sytuacji, a deklarację należy złożyć w terminie w formie papierowej.

14.Jeżeli w trakcie wysyłania deklaracji zepsuje się komputer albo przerwie się łącze, czy należy wysłać dokument jeszcze raz?

Jeśli podatnik nie otrzymał potwierdzenia przyjęcia dokumentu do systemu, należy jeszcze raz wysłać deklarację. System nie pozwoli na kilkukrotne przyjęcie tej samej deklaracji. Podatnik w celu otrzymania informacji o statusie dokumentu będzie mógł połączyć się z portalem użytkownika za pośrednictwem dowolnego komputera wyposażonego w kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika i dowiedzieć się, na jakim etapie jest rozpatrywana jego deklaracja.

15.Jakie mechanizmy bezpieczeństwa są stosowane podczas wysyłania dokumentów do U.S.?

Istnieje kilka mechanizmów dotyczących bezpieczeństwa przesyłania dokumentów:

Podpisywanie składanych deklaracji bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, który jest każdorazowo weryfikowany przez system, co uniemożliwia zmianę treści dokumentu bez naruszenia podpisu.

Zabezpieczenie kanału komunikacji pomiędzy komputerem użytkownika a systemem Ministerstwa Finansów za pomocą standardu SSL v.3 (128 bitów), powszechnie używanego do zabezpieczania transakcji elektronicznych (np. w bankowości).

Autor: B. Urbański
Powrót