Równy start do kariery, instrukcja naboru nowych pracowników do pracy w Urzędzie Skarbowym

21.08.2007

RÓWNY START DO KARIERY

W związku ze stale wzrastająca ilością i złożonością zadań do realizacji przez organy podatkowe, spowodowaną przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej oraz w wyniku ustawicznej pracy nad doskonaleniem jakości świadczonych usług oraz poprawą wizerunku skarbowości wyłoniła się potrzeba zadbania nie tylko o szkolenie i doskonalenie umiejętności posiadanych kadr pracowniczych, ale także właściwy dobór nowych kadr.

Celem niniejszej inicjatywy było ustalenie jasnych i przejrzystych reguł naboru nowych pracowników, aby w wyniku rekrutacji dokonać wyboru kandydata najlepiej przygotowanego do wykonywania określonych zadań. W wyniku podjętej inicjatywy stworzono Instrukcję postępowania w procesie naboru i wprowadzania nowego pracownika do pracy. Instrukcja ta powstała w oparciu o następujące zasady naboru:

Zasadę równego traktowania

Zasadę stałości wymagań i kryteriów oceny

Zasadę bezstronności i niezależności

Zasadę profesjonalizmu

Zasadę subiektywizmu kontrolowanego

Zasadę przejrzystości.

Określa ona nie tylko zasady naboru, ale także dokładnie wskazuje, w jaki sposób nowy pracownik zostaje wprowadzony do pracy, czyli reguluje ona proces wdrożenia nowo przyjętych osób oraz zapoznania ich z podstawowymi regulacjami prawnymi obowiązującymi w Urzędzie.

Efektem niniejszej inicjatywy jest zapewnienie bezstronnego,rzetelnego i zgodnego z oczekiwaniami Kierownictwa naboru kadry pracowniczej. Ze względu na szczegółowe uregulowania i dokładne dokumentowanie procesu naboru umożliwia ona ponadto kandydatom otrzymanie rzetelnej informacji zwrotnej o osiągniętych wynikach w trakcie naboru.

Instrukcja naboru

Spis treści

1. Przedmiot, cel i zakres

2. Terminologia, Definicje

3. Kompetencje i odpowiedzialność

3.1. Odpowiedzialność

3.2 Zasady otwartego i konkurencyjnego naboru 4. Opis postępowania

4.1 Powołanie Zespołu ds. naboru

4.2 Etapy procesu naboru

5. Program wprowadzający nowego pracownika do pracy 6. Dokumenty związane

7. Formularze

1.Przedmiot, cel i zakres.

Niniejsza instrukcja określa proces postępowania podczas naboru kandydatów na wolne stanowisko pracy w służbie cywilnej zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej. Postępowanie ma na celu wyłonienie podczas procesu rekrutacji najlepiej przygotowanego kandydata do pracy w służbie cywilnej. Celem procedury jest prawidłowe określenie przebiegu postępowania kwalifikacyjnego w taki sposób, aby zapewniło ono:

1.przeprowadzenie procesu naboru zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,

2.skuteczne narzędzie wyboru najbardziej odpowiedniego kandydata na dane stanowisko,

3.gwarancję, że prowadzone będzie zgodnie z zasadami naboru do służby cywilnej,

4.skuteczną realizację polityki jakości prowadzoną przez urząd.

1.1.1Terminologia 1)Definicje:

Nabór: proces, w którym można wyróżnić etap rekrutacji i etap selekcji Rekrutacja: etap polegający na dotarciu z informacją o wolnym miejscu pracy do grupy kandydatów i zainteresowaniu ich stanowiskiem, przy zastosowaniu najefektywniejszych kanałów informacyjnych

Selekcja: wybór spośród zainteresowanych kandydatów nowego pracownika przy zastosowaniu różnych narzędzi i technik selekcji

Otwartość naboru: dostęp do informacji o wolnych miejscach

Konkurencyjność naboru: nabór powinien być tak zorganizowany, aby w jego wyniku wybrać spośród zgłaszających się kandydatów, osobę najlepiej spełniającą wymagania stawiane na danym stanowisku pracy

2)Skróty:

Urząd – Urząd Skarbowy w Środzie Śląskiej

Zespół – Zespół ds. naboru

Naczelnik – Naczelnik Urzędu Skarbowego w Środzie Śląskiej

2.Kompetencje i odpowiedzialność

3.1. Odpowiedzialność

Za realizację postanowień niniejszej instrukcji odpowiadają: Naczelnik Urzędu Skarbowego sprawuje ogólny nadzór nad realizacją procesu naboru. w zakresie określenia warunków naboru oraz sprawdzenia dokumentów pod względem spełnienia wymogów określonych w ogłoszeniu każdy członek zespołu ds. naboru powoływanego zarządzeniem Naczelnika Urzędu Skarbowego, w zakresie przebiegu procesu naboru każdy członek zespołu ds. naboru powoływanego zarządzeniem Naczelnika Urzędu Skarbowego.

3.2 Zasady otwartego i konkurencyjnego naboru

zasada równego traktowania – takie same zasady, procedury i kryteria muszą być stosowane wobec wszystkich kandydatów,

zasada stałości wymagań i kryteriów oceny – ustalone przed rozpoczęciem naboru wymagania, które muszą spełniać kandydaci oraz kryteria oceny kandydatów są niezmienne w czasie całego procesu rekrutacji i selekcji,

zasada bezstronności i niezależności – każdy z członków zespołu działa bezstronnie i niezależnie, powstrzymując się od wszelkich form faworyzowania bądź dyskryminowania określonych kandydatów, nie ulegając żadnym naciskom,

zasada profesjonalizmu – proces naboru jest przeprowadzany wyłącznie przez zespół odpowiednio przygotowany,

zasada subiektywizmu kontrolowanego – proces naboru przeprowadzany jest przez Zespół, który wspólnie podejmuje decyzję w wyniku dokładnego przedyskutowania,

zasada przejrzystości – przebieg całego procesu jest szczegółowo dokumentowany i umożliwia kandydatom otrzymanie rzetelnej informacji zwrotnej o osiągniętych wynikach.

4. Opis postępowania

Opis działania

Odpowiedzialność

4.1. Powołanie Zespołu ds. naboru

1.W przypadku wolnego stanowiska pracy, Naczelnik Urzędu powołuje zarządzeniem czteroosobowy Zespół ds. naboru.

2.4.2 Etapy procesu naboru

1.Etap rekrutacji

przeprowadzenie przez Zespół analizy stanowiska, w celu wykonania opisu stanowiska pracy, ustalenie przez Zespół wymagań niezbędnych i dodatkowych, sporządzenie opisu stanowiska pracy na który dokonywany jest nabór, przygotowanie ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy, ustalenie miejsca publikacji informacji o wolnym stanowisku pracy:

a)„Biuletyn Służby Cywilnej”,

b)tablica ogłoszeń Urzędu, przygotowanie procedur i narzędzi selekcyjnych – tj. zestawu kryteriów, według których będzie dokonana ocena poszczególnych kandydatów (metody selekcji):

a)przygotowanie rozmowy kwalifikacyjnej od strony merytorycznej i organizacyjnej.

2.Etap selekcji

selekcja wstępna – analiza złożonych dokumentów, Selekcję wstępną przeprowadza się pod kątem spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych, czyli sprawdzenie, czy wszystkie oferty zostały złożone z zachowaniem wymaganego terminu, czy kandydaci złożyli wszystkie niezbędne dokumenty i czy spełniają wszystkie kryteria, które są warunkiem dopuszczenia do dalszego etapu selekcji,

przekazanie informacji o terminie i miejscu zgłoszenia się kandydatów, którzy zostali pozytywnie zweryfikowani w trakcie analizy dokumentów, rozmowa kwalifikacyjna,

posiedzenie Zespołu w celu dokonania szczegółowej oceny kandydatów i podjęcia decyzji o wyborze osoby na wolne stanowisko, poinformowanie osób, które zostały zakwalifikowane do zatrudnienia oraz udzielenie informacji o wynikach na życzenie pozostałym kandydatom, komisyjne zniszczenie ofert kandydatów, którzy nie zostali zakwalifikowani do zatrudnienia, umieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń o dokonanym wyborze z podaniem imienia i nazwiska wybranego kandydata.

5.Program wprowadzający nowego pracownika do pracy.

Na potrzeby wprowadzenia nowego pracownika do pracy opracowano zasady, które ujednolicą proces wdrożenia nowo przyjętych osób do pracy w Urzędzie Skarbowym w Środzie Śląskiej.

Program wprowadzający składa się z dwóch części:

za realizację części I odpowiedzialny jest pracownik ds. kadr

Realizacja poszczególnych czynności Termin wykonania

1. Skierowanie osoby wyłonionej w wyniku naboru na wstępne badania lekarskie Przed rozpoczęciem pracy

2. Skierowanie pracownika do osoby odpowiedzialnej za sprawy bhp, p. poż., oraz sprawy związane z ryzykiem zawodowym występującym na danym stanowisku pracy,

I szy dzień pracy

3.

Zapoznanie z wewnętrznymi regulacjami:

- regulaminem organizacyjnym,

- regulaminem pracy,

-regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

I szy dzień pracy

4. Zebranie niezbędnych dokumentów do założenia akt osobowych pracownika. Do końca I-go tygodnia pracy

5. Przekazanie pracownikowi informacji oraz dokumentów związanych z umową o pracę. Do końca I-go tygodnia pracy

6. Zapoznanie z podstawowymi przepisami prawnymi oraz z materiałami informacyjnymi dotyczącymi funkcjonowania Urzędu, w tym z : - ustawą o służbie cywilnej, - polityką jakości,

Do końca I-go tygodnia pracy

7. Zapoznanie z instrukcjami obowiązującymi w Urzędzie w sprawie: - szkoleń, - komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej. Do końca I-go tygodnia pracy

8. Zaprezentowanie komórki organizacyjnej, w której pracownik został zatrudniony I szy dzień pracy

9. Poinformowanie o obowiązku odbycia służby przygotowawczej oraz zapoznanie z opiekunem. Do końca I-go tygodnia pracy

Za realizację II części odpowiedzialność ponosi bezpośredni przełożony, w zakresie następujących zadań:

Realizacja poszczególnych czynności Termin wykonania

1. Określenie roli nowego pracownika, oczekiwań wobec niego, wręczenie zakresu czynności I-szy dzień drugiego tygodnia

2. Wprowadzenie do zespołu i zapoznanie z podziałem pracy pomiędzy pracownikami – przedstawienie wszystkich pracowników w komórce organizacyjnej i ich obowiązków I-szy dzień drugiego tygodnia

3. Zapoznanie z organizacją pracy – godziny rozpoczęcia i zakończenia, przerwy, sposoby ustalania urlopów itp. I-szy dzień drugiego tygodnia

4. Zapoznanie z oczekiwanymi standardami zachowania, strój w miejscu pracy I-szy dzień drugiego tygodnia

5. Zapoznanie z zasadami ochrony danych osobowych w tym instrukcją zarządzania systemem informatycznym. Do końca II –go tygodnia

6. Zapoznanie z zasadami postępowania w razie choroby – przekazywanie informacji o zwolnieniach, zastępstwach itp. Do końca II –go tygodnia

7. Zapoznanie z procedurami administracyjnymi - odbieranie poczty, rozmowy telefoniczne, lista adresowa osób, z którymi pracownik będzie współpracował. Do końca II –go tygodnia

8. Zapoznanie z obowiązującymi w komórce instrukcjami i wytycznymi. Do końca II –go tygodnia

9. Wizyty w komórkach organizacyjnych, które korespondują z zadaniami nowego pracownika.

Do końca II –go tygodnia

10. Przedstawienie sytemu ocen pracy oraz dostępu do możliwości rozwoju zawodowego.

Do końca II –go tygodnia

6.Dokumenty związane

1/ Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy ( j.t. Dz. U. z 1998 roku Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). 2/ Ustawa z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych ( j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 86, poz. 953 z późn. zm.). 3/ ustawa z dnia 24 sierpnia 2006 roku o służbie cywilnej ( Dz. U. z 2006r. Nr 170, poz. 1218 z późniejszymi zmianami), 4/ Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 października 1999 roku w sprawie określania stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej ( Dz. U. nr 89, poz.996 z późn. zm.). Od 2006 roku współpracujemy z Programem Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP) realizującym projekt Gender Index.

W 2006 roku uczestniczyliśmy jako jedyny organ administracji rządowej w konkursie "Firma równych szans".

Konsekwencją uczestnictwa w konkursie było zaproszenie liderów w zakresie odpowiedzialnego zarządzania pracownikami do podzielenia się stosowanymi rozwiązaniami, które służą równemu statusowi kobiet i mężczyzn. Zebrane dobre praktyki zamieszczono w publikacji pt. "Przewodnik dobrych praktyk. Firma równych szans". W gronie liderów równouprawnienia znalazł się Urząd Skarbowy w Środzie Śląskiej, który jest jedyną jednostką budżetową wśród 27 firm, których dobre praktyki zakwalifikowano do publikacji. W Przewodniku zaprezentowano praktykę Urzędu w zakresie naboru pracowników.

Przewodnik został zaprezentowany na konferencji zorganizowanej przez UNDP i partnerów projektu Gender Index w Warszawie w dniu 21 czerwca 2007 r. Firmy prezentujące dobre praktyki zostały zaproszone do współpracy przy wydarzeniu promującym publikację oraz w działaniach popularyzatorskich na wyższych uczelniach i wśród pracodawców.

Zapraszamy na stronę projektu: www.genderindex.pl

Autor: B.Urbański
Powrót